Was kostet ein KI-Projekt? Festpreis, Personentage und echte Richtwerte

Die ehrliche Antwort: Ein KI-Projekt kostet das, was es kostet

Die meisten Anbieter antworten mit "kommt drauf an". Das ist keine Antwort, das ist eine Ausflucht. Für den Mittelstand ist Budgettransparenz entscheidend, bevor ein internes Gespräch überhaupt stattfinden kann.

Hier sind echte Richtwerte, basierend auf realen Projekten:

Die Preis-Kategorien

Warum Personentage statt Pauschalen?

Festpreis, wenn der Scope klar umrissen ist. Dann trägt das Entwicklungsteam das Aufwandsrisiko, der Kunde hat Budgetsicherheit. Bei einem Fixpreisprojekt wird der Aufwand vorab geschätzt und im Festpreis fixiert — keine offenen Stundenzettel.

Bei explorativeren Vorhaben empfiehlt sich Aufwand mit Kostendeckel. Ist die Datenlage unklar, empfiehlt sich zuerst ein Festpreis-POC, dessen Ergebnis den Vollausbau kalkulierbar macht.

Die vier Stufen eines KI-Projekts

Stufe 1: POC / Startpaket (12–18 Personentage)

Ein Startpaket misst die Machbarkeit auf den eigenen Daten. Gemessene Trefferquoten, lauffähiger Ausschnitt, belastbare Roadmap für den Vollausbau. Das eingesetzte Budget ist keine vorgelagerte Studie, sondern der technische Kern der späteren Gesamtlösung.

Stufe 2: Ein fertiger KI-Agent (ca. 30 Personentage)

Ein einzelner produktionsreifer KI-Agent, etwa zur Dokumentenprüfung, liegt bei etwa 33.000 EUR. Vollständiger Rollout einer On-Premise-KI-Plattform in drei Wochen. Ein Fixpreispaket ohne separate Vorstufe.

Stufe 3: Gruppenweiter Prozess (ca. 70 Personentage)

End-to-End-Workflow in mehreren Leistungspaketen: Erfassung, Datenerkennung, Stammdatenabgleich, Freigabe, Verbuchung, Archivierung, Reporting, Test, Schulung, Go-Live. Gruppenweit einsetzbar.

Stufe 4: Eigene KI-Architektur (ab 50.000 EUR)

Basis-Plattform auf eigener Infrastruktur plus erster produktiver Use-Case, Laufzeit 6 bis 8 Wochen. Vollständige Zielarchitektur mit Governance, Datenlayer und mehreren Use-Cases, mehrstufig.

Was nicht im Festpreis steckt

Verbrauchsabhängige Cloud- und Modellkosten (Azure Document Intelligence, Hosting) rechnet das Unternehmen direkt über sein eigenes Cloud-Konto ab, meist im niedrigen vierstelligen Bereich pro Jahr.

Bei einer eigenen KI-Architektur kommen Betriebskosten von ca. 400 bis 600 EUR monatlich für die Startkonfiguration dazu. Läuft die Lösung auf eigener Infrastruktur, entfallen zusätzliche Hosting-Kosten.

Der kleinste sinnvolle Einstieg

Ein Startpaket oder POC ab 12 Personentagen. Das Messergebnis entscheidet, ob und wie der Vollausbau fortgesetzt wird.

FAQ: KI-Projekt-Kosten

Was kostet ein KI-Projekt?

Das hängt vom Umfang ab, lässt sich aber klar eingrenzen. Ein Festpreis-POC kostet rund 13.000 bis 20.000 EUR. Ein einzelner produktionsreifer KI-Agent bei etwa 33.000 EUR. Ein gruppenweit automatisierter Geschäftsprozess bei rund 77.000 EUR. Der Aufbau einer eigenen KI-Architektur startet bei etwa 50.000 EUR und geht bis knapp 200.000 EUR im Vollausbau.

Wie berechnet sich der Preis?

Über Personentage mal Tagessatz. Ein indikativer Tagessatz liegt bei 1.100 EUR netto pro Personentag. Ein 30-PT-Projekt kostet also 33.000 EUR. Der Aufwand wird im Festpreis fixiert.

Festpreis oder Tagessatz — was ist besser?

Festpreis, wenn der Scope klar umrissen ist. Dann trägt das Entwicklungsteam das Aufwandsrisiko, der Kunde hat Budgetsicherheit. Bei komplexeren Vorhaben empfiehlt sich Abrechnung nach Aufwand mit Kostendeckel in gleicher Höhe. Ist die Datenlage unklar, empfiehlt sich zuerst ein Festpreis-POC.

Was ist der kleinste sinnvolle Einstieg?

Ein Startpaket oder POC ab 12 Personentagen. Das Messergebnis entscheidet, ob und wie der Vollausbau fortgesetzt wird.

Fallen laufende Kosten an?

Ja. Verbrauchsabhängige Cloud- und Modellkosten rechnet das Unternehmen direkt über sein eigenes Cloud-Konto ab. Bei einer eigenen KI-Architektur kommen Betriebskosten von ca. 400 bis 600 EUR monatlich für die Startkonfiguration dazu.