Die Nachkalkulation eines KI-Piloten

TL;DR

Der typische Pilot wird mit 30.000 Euro veranschlagt und landet nach sechs Monaten bei 55.000 bis 70.000. Die Abweichung entsteht fast nie bei der Technik, sondern an drei Stellen: Datenaufbereitung, Abstimmungsaufwand mit der Fachabteilung und die Zeit nach der Fertigstellung. Und der Nutzennachweis scheitert meist daran, dass niemand vorher gemessen hat.

Die Kalkulation, mit der begonnen wird

So sieht ein üblicher Ansatz aus, und er ist nicht unvernünftig:

Wo das Geld tatsächlich hingeht

Aus Nachkalkulationen abgeschlossener Projekte, drei Posten, die im Ansatz fehlen oder deutlich zu klein sind.

Datenaufbereitung: statt 0 tatsächlich 12 bis 20 Personentage.

Der größte Einzelposten und der, der nie im Angebot steht. Was dahintersteckt: Welche Dokumente gelten, welche sind ersetzt worden? In welchem Format liegen sie? Warum sind 30 Prozent der PDF gescannt, obwohl niemand das erwartet hat? Warum stehen in drei Ordnern verschiedene Fassungen derselben Arbeitsanweisung?

Diese Fragen kann kein Dienstleister beantworten. Sie brauchen jemanden aus der Fachabteilung, und zwar mehrere Tage lang. Der Aufwand steht meist nicht im Projektbudget, weil er intern anfällt — er ist deshalb nicht kleiner, nur unsichtbarer.

Abstimmung: statt 3 tatsächlich 10 bis 15 Personentage.

Ein Pilot berührt Fachabteilung, IT, Datenschutz und häufig den Betriebsrat. Jede dieser Runden kostet Termine, Vorbereitung und Nacharbeit. Wenn die Betriebsratsabstimmung nicht früh beginnt, kostet sie am Ende Wochen — insbesondere bei der Frage, was protokolliert werden darf.

Die Zeit nach der Fertigstellung: 8 bis 15 Personentage.

Der Posten, den niemand einplant, weil das Projekt zu diesem Zeitpunkt als beendet gilt. Was tatsächlich passiert: Nutzer melden, dass etwas nicht gefunden wird. Ein neuer Dokumenttyp taucht auf. Eine Berechtigung stimmt nicht. Die Antworten sind bei einer bestimmten Fragenart schlecht.

Das ist keine Nachbesserung, sondern der Normalzustand einer laufenden Plattform — und die Phase, in der aus einem funktionierenden Prototyp ein benutztes System wird oder eben nicht.

Die realistische Rechnung

Die Technikkosten treffen fast punktgenau. Die Personentage verdoppeln sich.

Das ist kein Argument gegen KI-Piloten. Es ist ein Argument dafür, sie richtig zu kalkulieren — ein Vorhaben, das mit 34.000 Euro genehmigt wurde und 73.000 kostet, gilt als gescheitert, auch wenn es fachlich funktioniert.

Warum der Nutzennachweis meist scheitert

Der zweite Grund, aus dem Piloten als Misserfolg enden, obwohl sie funktionieren.

Die Frage in der Abschlussrunde lautet: "Was hat es gebracht?" Und die Antwort ist regelmäßig eine Schätzung — "die Kollegen sagen, es spart Zeit".

Das reicht nicht für eine Investitionsentscheidung über die Ausweitung. Was gereicht hätte: eine Messung von vorher.

Drei Kennzahlen, die vor dem Start erhoben werden müssen und die zusammen einen halben Tag kosten:

Durchlaufzeit der Zielaufgabe. Wie lange dauert es heute, eine technische Auskunft zu erteilen, ein Angebot zu prüfen, eine Reklamation zu bearbeiten? 20 Fälle stoppen reicht.

Häufigkeit. Wie oft passiert das im Monat? Aus dem Ticketsystem oder durch zwei Wochen Strichliste.

Anteil der Rückfragen. Wie oft muss jemand einen Kollegen fragen, weil die Information nicht auffindbar war?

Nach sechs Monaten dieselbe Messung. Dann haben Sie eine Zahl statt eines Gefühls — und die Ausweitung wird eine Rechnung statt einer Überzeugungsarbeit.

Wenn Sie diese Messung nicht gemacht haben und der Pilot läuft bereits: Machen Sie sie jetzt in einer vergleichbaren Abteilung, die das System noch nicht nutzt. Das ist methodisch schwächer als eine echte Vorher-Messung und deutlich besser als nichts.

Was wir Häusern raten, die anfangen

Kalkulieren Sie 70 statt 30 Personentage. Wenn das Budget dafür nicht reicht, verkleinern Sie den Umfang — eine Quelle statt drei —, statt die Schätzung zu schönen.

Messen Sie vorher. Ein halber Tag, der über die Ausweitungsentscheidung entscheidet.

Planen Sie die Zeit nach der Fertigstellung ein. Drei Monate mit einem festen Wochenkontingent. In dieser Phase entscheidet sich die Akzeptanz.

Beginnen Sie die Betriebsratsabstimmung in Woche eins, nicht in Woche zwanzig.

Die vollständige Kostenstruktur einer produktiven Plattform steht in der Rechnung für 1.000 Mitarbeiter, die Aufwände für einen größeren Dokumentenbestand im Beitrag zu den Kosten eines RAG-Systems.

Häufig gestellte Fragen

Was kostet ein KI-Pilot im Mittelstand realistisch?

Bei einer Datenquelle und einem Anwendungsfall: 65.000 bis 75.000 Euro über sechs Monate, davon rund 90 Prozent Personalaufwand. Die üblichen Erstkalkulationen liegen bei 30.000 bis 35.000 Euro, weil Datenaufbereitung, Abstimmungsaufwand und die Phase nach der Fertigstellung nicht enthalten sind.

Warum wird der Aufwand für die Datenaufbereitung unterschätzt?

Weil er intern anfällt und damit nicht im Angebot eines Dienstleisters auftaucht. Die Fragen — welche Dokumente gelten, welche Fassung ist aktuell, in welchem Format liegen sie — kann nur die Fachabteilung beantworten, und das kostet 12 bis 20 Personentage. Unsichtbar heißt nicht kostenlos.

Wie weise ich den Nutzen eines KI-Piloten nach?

Mit einer Messung vor dem Start: Durchlaufzeit der Zielaufgabe an 20 Fällen, Häufigkeit im Monat, Anteil der Rückfragen an Kollegen. Nach sechs Monaten dieselbe Messung. Ohne Vorher-Werte bleibt jeder Nutzennachweis eine Schätzung — und eine Schätzung trägt keine Investitionsentscheidung über die Ausweitung.

Was passiert nach der technischen Fertigstellung?

Acht bis fünfzehn Personentage Nacharbeit über etwa drei Monate: Nutzer melden nicht gefundene Informationen, neue Dokumenttypen tauchen auf, Berechtigungen stimmen nicht, bestimmte Fragearten liefern schlechte Antworten. Das ist kein Mangel, sondern der Normalzustand — und die Phase, in der sich die Akzeptanz entscheidet.

Woran scheitern KI-Piloten am häufigsten?

Nicht an der Technik. An zwei Dingen: einer Kalkulation, die um Faktor zwei danebenliegt und das Vorhaben trotz fachlichem Erfolg als gescheitert erscheinen lässt, und einem fehlenden Nutzennachweis, weil niemand vorher gemessen hat. Beide Ursachen sind mit einem halben Tag Vorbereitung vermeidbar.

Der nächste Schritt

Bevor Sie den Pilotvertrag unterschreiben: Messen Sie einen halben Tag lang die Ausgangslage — Durchlaufzeit, Häufigkeit, Rückfragequote. Diese drei Zahlen entscheiden später über die Ausweitung, und Sie bekommen sie danach nie wieder. Bei der Kalkulation schauen wir gern mit.